第四，需要擬定接待計劃。在接待外國來賓這前，應當認真草擬一份周詳的接待計劃，以便使接待工作減少周折，可以更好地按部就班地進行。在擬定之前，要充分了解來訪者有無特殊的要求。本互助互利、交往對等的原則，在力所能及的情況之下，應當盡可能地滿足來訪者一切正當合理的要求，并將其列入接待計劃之中。在一般情況下，一份外事接待活動的計劃，就是指南和行動綱領。這體上包括膳宿安排、交通工具、會見會談，參觀訪問，文娛活動，異地瀏覽，新聞報道、記者招待會、安全保衛、突發事件、禮品準備、人員配備、經費預算等基本內容。正式的接待計劃一擬定，應盡快報請上級主管部門批準。此后，應立即報送與接待工作有關的外事、公安、安全、新聞、接待等具體工作部門。在必要時，還須告之我駐外機構。與此同時，亦應將我方接待計劃主要內容通報給外方，并聽取建議、意見或要求。
第五， 需要掌握人員狀況。詳而 論之，接待方必須盡可能地對其中主要人物的基本情況有所了解。對于對方的姓名、性別、年齡、婚否、籍貫、民族、宗教信仰、政治傾向、所屬黨派、職務級別、學歷學問、業務能力、專長愛好、主要禁忌等。若來訪者以前曾經來華進行過訪問，則最好對當時我方的接待規格、接待方案進行必要的借鑒。另一方面，則應當對我方負責接待工作的人員進行精心的選擇。在準備接待工作時，必須確定專門負責此事的工作人員。如有必要，還須組成專門的接待班子，專司此事，專負其責。在挑選接待人員時，尤其是那些直接面對外國來訪者的迎送人員、翻譯人員、陪同人員、安全保衛人員以及司機時，要優中選優，切勿濫竽充數。除了儀表堂堂、身體健康、政治可靠、業務上乘之外，還應將反應敏捷、善于交際、責任心強列入用人的基本條件之。
接待人員一經確定后，要進行專門的業務培訓，并要對其進行必要的外事紀律和國際禮俗等方面的教育。迎接外國來賓之時的禮儀操作，通常會涉及到以下三個主要方面。
其一，是舉行歡迎儀式。
其二，是舉辦專門宴會。
其三，是認真話別送行。
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